Una duda frecuente antes de pedir una traducción certificada para USCIS es si hace falta enviar el documento físico original, o si alcanza con una copia escaneada. La buena noticia es que, en la gran mayoría de los trámites, una copia escaneada legible es perfectamente válida tanto para traducir como para presentar ante USCIS. Pero hay matices que conviene conocer para no llevarte una sorpresa.
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La regla general: copias sí, con condiciones
USCIS acepta copias de documentos —incluyendo actas de nacimiento, actas de matrimonio, diplomas y otros— en la mayoría de los trámites, sin exigir el original físico. Lo que sí exige es que la copia sea completa y legible: que se vean con claridad todos los sellos, firmas, timbres y anotaciones, sin partes cortadas, borrosas o con reflejos que tapen información. Una copia de mala calidad puede generar el mismo problema que un documento incompleto: si el traductor no puede leer con certeza alguna parte, existe el riesgo de que la traducción quede incompleta o con errores, lo que después puede derivar en un pedido de aclaración por parte de USCIS.
Cómo hacer un buen escaneo (o buena foto) del documento
Si no tenés acceso a un escáner, una foto de buena calidad tomada con el celular puede funcionar igual de bien, siempre que se cumplan algunas condiciones básicas: buena iluminación uniforme (sin sombras que tapen texto), el documento completamente plano y sin dobleces que oculten información, y la imagen enfocada de modo que el texto se lea con claridad incluso en los sellos más pequeños. Es preferible sacar la foto con el documento apoyado sobre una superficie oscura y lisa, para que los bordes se distingan bien y no se corte ninguna parte por error.
¿En qué casos sí hace falta el documento original?
Aunque es la excepción y no la regla, hay situaciones donde USCIS puede solicitar específicamente el documento original, generalmente cuando hay dudas sobre la autenticidad de una copia presentada, o en ciertos trámites puntuales donde así lo indica el formulario correspondiente. Si esto ocurre, generalmente USCIS lo va a pedir explícitamente mediante un RFE, no es algo que tengas que anticipar por tu cuenta en la mayoría de los casos. Lo más práctico es empezar el trámite con una copia de buena calidad, y guardar el original a mano por si en algún momento se solicita.
¿La traducción también puede presentarse como copia?
Sí. La traducción certificada, igual que el documento original, generalmente se presenta como copia (impresa o digital, según el tipo de trámite), no hace falta un «original» de la traducción en un sentido físico especial. Lo que sí tiene que ser real es la firma de certificación del traductor, ya sea manuscrita en el documento impreso o incluida de forma válida en el archivo digital, según el formato en que se presente el trámite.
¿Y si tengo el documento en formato PDF en vez de imagen?
Un archivo PDF escaneado (o exportado desde una app de escaneo del celular) funciona igual de bien que una imagen JPG o PNG, siempre que mantenga la misma calidad de nitidez. Lo importante no es el formato del archivo en sí, sino que el contenido se vea completo y legible al abrirlo. Si el PDF tiene varias páginas (por ejemplo, un acta extendida con anotaciones en más de una hoja), asegurate de que todas las páginas estén incluidas en el mismo archivo o se envíen juntas, para que el traductor tenga el documento completo desde el principio.
Cómo lo resolvemos en Trebinaldi
En Trebinaldi trabajamos 100% online: nos enviás el documento escaneado o fotografiado (con buena calidad, siguiendo las recomendaciones anteriores) y nosotros hacemos la traducción certificada completa, en inglés y español, con un costo fijo de $15 por página. La entrega es en 24 horas para documentos de hasta 10 páginas, con revisión incluida, así que no necesitás enviar nada por correo físico ni preocuparte por el original mientras el trámite esté en curso.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar una foto sacada con el celular en vez de un escaneo?
Sí, siempre que la imagen sea nítida, esté bien iluminada y se vea todo el documento completo, incluyendo sellos y bordes. La calidad importa más que el método usado para capturarla.
¿Qué pasa si mi único documento disponible es una copia certificada, no el original?
Una copia certificada (por ejemplo, emitida por el registro civil del país de origen) generalmente es perfectamente válida, incluso mejor que una copia simple, porque ya tiene un respaldo oficial de autenticidad adicional.
¿El escaneo tiene que ser en color o alcanza con blanco y negro?
Es preferible en color, sobre todo si el documento tiene sellos o timbres de colores específicos que ayudan a verificar su autenticidad. Un escaneo en blanco y negro puede ser aceptable si de todos modos se distingue con claridad todo el contenido.
¿Puedo usar la misma copia escaneada para varios trámites distintos?
Sí, siempre que la copia siga siendo legible y completa, podés reutilizarla para distintos trámites que requieran el mismo documento, sin necesidad de volver a escanearlo cada vez.
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